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Nel 2016 a Firenze liste elettorali digitalizzate Cronaca

Firenze – Il Comune di Firenze manda in pensione la carta, almeno per quanto riguarda le liste elettorali. Grazie al nuovo progetto di totale de-materializzazione delle liste elettorali sezionali nel 2016 verrà realizzata la completa digitalizzazione dei registri elettorali completando un’azione di innovazione tecnologica che farà di Firenze un comune all’avanguardia in Italia. “Continua l’impegno dell’Amministrazione per la semplificazione e il miglioramento dal punto di vista dell’efficienza – sottolinea l’assessore ai servizi demografico Federico Gianassi – al lavoro avviato nell’ambito dei servizi anagrafici, si aggiunge quello legato agli adempimenti che spettano al Comune in materia elettorale. Si tratta di un lavoro già iniziato e che sta ottenendo risultati importanti, anche dal punto di vista dei costi con significativi risparmi, e che pone Firenze tra le città all’avanguardia in Italia”. 

Il progetto prende il via alla fine del 2015 quando, sulla base delle innovazioni già acquisite nel campo della de-materializzazione delle comunicazioni tra comuni e alla creazione del fascicolo elettorale elettronico, l’Amministrazione ha chiesto al Ministero dell’Interno l’autorizzazione a non stampare le due copie cartacee della lista elettorale di ciascuna sezione elettorale (a Firenze le sezioni sono 353) che due volte l’anno devono essere aggiornate. Il progetto, portato avanti dalla direzione servizi demografici insieme alla direzione servizi informativi, è stato trasmesso il 15 dicembre e, grazie ai risultati previsti in materia di semplificazione amministrativa, dematerializzazione documentale ed economie di spesa, ha ricevuto il via libera del ministero. In concreto si prevede l’aggiornamento delle liste soltanto in formato elettronico, ex novo e completamente aggiornate, visto che le operazioni di modifica effettuate possono essere agevolmente verificate attraverso i verbali, gli elenchi e le tabelle riassuntive che saranno inviati telematicamente con le liste stesse alla Commissione Elettorale Circondariale per gli adempimenti di controllo e validazione di competenza.

La dematerializzazione eviterà, ogni anno, la stampa nel formato cartaceo delle due copie delle liste (a Firenze si tratta di oltre 30.000 fogli formato A3) e soprattutto la registrazione manuale, oggi imposta dalla tenuta in forma cartacea, di decine di migliaia di variazioni delle posizioni elettorali dei cittadini da annotare sulle liste di carta. Naturalmente le liste, perfettamente aggiornate, saranno stampate solo in occasione delle varie consultazioni elettorali. Questo progetto consente dunque di risparmiare soldi per acquisto e stampa di carta e di recuperare personale impegnato nel lavoro manuale e nella consegna materiale dei registri.

La totale de-materializzazione delle liste elettorali è solo l’ultimo obiettivo di un lavoro che il Comune sta portando avanti nel campo in ordine  della digitalizzazione e informatizzazione in ambito elettorale. 
Già oggi il sistema di comunicazione dei dati frutto del lavoro dei seggi è stato completamente informatizzato e, dopo una prima sperimentazione, esteso a tutti le sedi di seggio elettorale: personale del Comune opera presso gli edifici sede di seggio e trasmette, da postazioni dedicate e appositamente allestite tutte le comunicazioni sottese alla rilevazione dei risultati elettorali che in precedenza venivano raccolte tramite telefono e che sono ora gestite interamente grazie a flussi in formato elettronico. In particolare gli uffici coinvolti sono la Commissione Circondariale Elettorale e gli Uffici Centrali Elettorali che proclamano gli eletti nelle elezioni amministrative e, naturalmente, anche la Prefettura ed il Ministero dell’Interno che possono ricevere, se richiesto, tutti i dati addirittura suddivisi a livello di sezione elettorale, anche in caso di elezioni nazionali. Questa informatizzazione si traduce anche in una significativa riduzione della spesa elettorale: da 2009 i costi sono praticamente dimezzati passando da 1,8 milioni agli attuali 890mila euro, e il trend in discesa continuerà attestandosi a breve su 700mila euro. E tutto questo assicurando comunque una miglior efficienza e servizi di qualità.

Firenze ha lavorato anche sulla cosiddetta de-materializzazione nella comunicazione in materia elettorale fra comuni. Quando la legge ha previsto che tutte le comunicazioni e trasmissioni, fra comuni, di atti e documenti in materia di tenuta delle liste elettorali dovessero avvenire esclusivamente in modalità telematica (3 milioni di fascicoli, circa 10 milioni di documenti che si spostavano ogni anno da comune a comune), il Comune  di Firenze ha proposto al Ministero dell’Interno di individuare e sperimentare la soluzione più opportuna. Per questo è stato sottoscritto un protocollo d’intesa (che ha coinvolto anche 14 comuni del circondario) e individuata, nell’arco di 4 mesi circa, la soluzione operativa che è stata proposta al Ministero. La soluzione, progettata e sperimentata dal gruppo di lavoro coordinato dal Comune di Firenze, è stata recepita da un apposito decreto del febbraio 2014 diventando, a decorrere dal 1° gennaio 2015, lo standard nazionale di comunicazione che ha totalmente superato in tutti gli oltre 8000 comuni d’Italia la spedizione cartacea di atti e documenti (con un risparmio complessivo di svariati milioni di euro).

Dalla nuova procedura è nata la possibilità di realizzare il fascicolo elettronico dell’elettore. Anche in questo caso, grazie a una applicazione sviluppata all’interno del Comune, è stato realizzato il software documentale gestionale per la conservazione di tutta la documentazione, in formato digitale, prevista dalle nuove norme in materia di comunicazione di atti e documenti inerenti le revisioni elettorali fra comuni ed integrazione dei flussi di informazioni con gli uffici comunali (anagrafe e stato civile) ma anche con i soggetti pubblici interessati dal procedimento (Prefettura, Commissione elettorale circondariale, Casellario Giudiziale, Questura e via dicendo). Ad oggi è stato costituito il fascicolo elettorale elettronico di quanti siano immigrati a Firenze da altre città. In appena un anno di applicazione della nuova procedura si sono prodotti circa 9375 fascicoli digitali degli elettori (al posto dei cartacei) evitando la stampa di almeno 37.500 documenti e certificati cartacei.

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